GDPR

Utlämnade uppgifter

2019-02-18
Helsingborgs stad har begärt ut föreningens medlemslista.
Listan innehöll: Koloninummer, förnamn, efternamn och adress till respektive medlem. Nedan hittar du en formell begäran från MEX och vill du veta vad de har för information om er, syftet med informationsinsamlingen och/eller hur länge de tänker spara denna information är kontaktperson:

Pia Anderberg 042-10 53 13, Pia.Anderberg@helsingborg.se

Register över behandling av personuppgifter

Ett medlemsregister upprätthålls av styrelsen för Koloniföreningen Brytstugans räkning. Anledningen är att kunna skicka ut Årsstämmoinbjudan, arrendeavgifter och eventuell annan information kopplad till föreningens medlemmar.
Det görs även en kreditupplysning i samband med medlemsansökan för att försäkra betalningsviljan hos nya medlemmar. Detta för att säkerställa föreningens ekonomi och förebygga merarbete och merkostnader för föreningen i samband med eventuella indrivningar.

1.      Vid köp av stuga/ansökan av medlemskap till föreningen i fylls en ansökan med nedan information (papper eller formulär på hemsidan).
 

a.       För- och Efternamn
b.      Personnummer
c.       Adress/Postnummer/Postadress
d.      Telefon/Mobil – frivilliga uppgifter som underlättar
e.       Hyresvärd, Adress till denne samt postnummer/ort och telefon
f.        Arbetsgivare/kontaktperson/telefon
 

Dessa uppgifter används vid ett tillfälle och det är när prövning av medlemskap ska göras. Föreningen har vissa krav från Helsingborgs stad att medlemmar ska vara mantalsskrivna i Helsingborgs kommun och föreningen har krav på att inte ha betalningsanmärkningar samt en inkomst.

2.      I medlemsregistret sparas elektroniskt nedan information kopplat till den stuga som innehas:

a.       För- och Efternamn
b.      Adress/Postnummer/Postadress
c.       Telefon/Mobil – frivilliga uppgifter som underlättar

Så snart en medlem säljer sin stuga och en ny medlem för stugan är godkänd ersätts medlemsinformationen i registret med den nya medlemmens uppgifter.
Blanketten/formuläret som fylls i vid medlemsansökan förvaras i ett låst arkivskåp och mals och slängs i samband med medlemsbytet kopplat till en stuga.

3.      En namnlista med stugnummer, första bokstaven i förnamnet och efternamn hänger på vår anslagstavla vid klubbstugan tillsammans med en karta över området. Detta för att besökare och andra medlemmar ska hitta rätt. Kan enkelt säga att det är i stället för namnet på ytterdörren/brevlådan i hembostaden.

Det elektroniska registret har endast Kassören tillgång till, arkivskåpet har Styrelsen tillgång till och namnlistan på anslagstavlan har alla som vistats på området möjlighet att läsa på.
Du som medlem har rätt att:

  • få tillgång till sina personuppgifter
  • få felaktiga personuppgifter rättade
  • få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga
  • få veta hur länge ni kommer att lagra personuppgifterna
  • lämna in klagomål till Datainspektionen.

Kontakt gällande personuppgifter på Koloniföreningen Brytstugan är Styrelsen.
Information om vem som är med i styrelsen hittar du på föreningens hemsida:
www.brytstugan.se/föreningen

Du kan även ladda ner ovan info som  ett dokument här nedan.